Podpis kwalifikowany dla obcokrajowca

Uzyskanie podpisu elektronicznego dla cudzoziemca składa się z czterech etapów.

• Wstępna weryfikacja dokumentu tożsamości, badanie potrzeb klienta i możliwości uzyskania podpisu. Po otrzymaniu zielonego światła i opłaceniu faktury rozpoczynamy proces.
• Wypełnienie wniosku o uzyskanie podpisu kwalifikowanego przez obcokrajowca z naszym przedstawicielem (15 minut).
• Przeprowadzenie weryfikacji tożsamości na podstawie rozmowy wideo z zewnętrznym konsultantem, podczas której należy zweryfikować numer telefonu, przedstawić się, odpowiedzieć na pytania dotyczących dane z paszportu, pokazać paszport pod różnym kątem i podpisać umowę kodem SMS (ok. 30 minut).
• Instalacja oprogramowania, aktywacja aplikacji mobilnej i podpisu kwalifikowanego, nadanie kodów PIN i PUK do podpisu, praktyczne przeszkolenie (30-60 minut).

Cały proces przeprowadzany jest w języku polskim lub angielskim, w zależności od preferencji klienta.

Do uzyskania podpisu elektronicznego należy przygotować oryginalny dokument tożsamości. Do wyboru jest dowód osobisty, paszport lub karta stałego pobytu. Zalecamy wybranie paszportu z racji powszechnej akceptacji w systemach eKRS i s24. Paszport musi być ważny dłużej niż podpis kwalifikowany.
W sytuacji, gdy został nadany polski numer PESEL, możliwe jest dodanie go do podpisu zamiast numeru paszportu – podpis taki nie posiada żadnych ograniczeń i ma moc jak wydany dla polskiego obywatela. W tym przypadku wymagane jest dostarczenie skanu zaświadczenia o nadaniu numeru PESEL wydane przez urząd lub Ministerstwo Spraw Zagranicznych.
Lista niezbędnych rzeczy i dokumentów do uzyskania podpisu kwalifikowanego:

• paszport/dowód osobisty/karta stałego pobytu – skan na skrzynkę mailową (potrzebny do raportu) i oryginalny dokument na wideoweryfikację tożsamości
• imienny adres mailowy – na wskazany adres przesłany zostanie formularz i wszystkie kluczowe informacje niezbędne do aktywacji certyfikatu
• opcjonalnie zaświadczenie/skan zaświadczenia o nadaniu numeru PESEL – tylko dla klientów posiadających polski PESEL. W przeciwnym wypadku wprowadzany jest identyfikator z dokumentu tożsamości

Unikamy przygotowywania certyfikatów zawierających dane reprezentowanego podmiotu – znacząco ograniczają one funkcjonalność podpisu.

Tak, podpis kwalifikowany może nie zawierać numeru PESEL. Dodatkowo w myśl rozporządzenia eIDAS można go zastąpić numerem paszportu lub dowodu osobistego. Przed każdą aktywacją podpisu weryfikujemy, w jakim celu ma być użyty podpis i rekomendujemy najlepsze możliwe rozwiązanie. W 99% najlepszy wybór to uniwersalny certyfikat z numeru paszportu, na który była zakładana spółka.

• Zgodność danych między KRS, a tymi zawartymi w certyfikacie – należy dokładnie zweryfikować czy dane podane we wniosku o certyfikat są identyczne jak te podane w KRS, CRBR czy s24. Brak integralności skutkuje odrzuceniem podpisu w systemie.
• Numer identyfikacyjny w certyfikacie – jeżeli podpis ma służyć sprawom podatkowym (podatnik.gov.pl, deklaracje CIT) to należy umieścić numer PESEL jako identyfikator.
• Ważność certyfikatu – jeżeli dokumentem potwierdzającym tożsamość ma być paszport należy zakupić podpis nie dłuższy niż ważność dokumentu.
• Znaki specjalne w certyfikacie – pomijanie znaków specjalnych i ich spolszczanie skutkuje odrzuceniem certyfikatu kwalifikowanego w procesie weryfikacji.
• Dane dodatkowe w certyfikacie takie jak nazwa reprezentowanego podmiotu budują profesjonalny wizerunek, ale stwarzają problemy przy podpisywaniu dokumentów w ramach innego podmiotu. Zalecamy wybranie uniwersalnego certyfikatu nie zawierającego danych firmowych.

Jako jedni z nielicznych podmiotów oferujemy uzyskanie podpisu kwalifikowanego dla klienta zagranicznego w tak krótkim czasie i bez konieczności przyjazdu do Polski. Standardowa procedura u konkurencyjnych dostawców wymaga udania się do notariusza, tłumaczenia przysięgłego dokumentów, przesyłania ich do Polski i czekania na akceptację co zajmuje niekiedy nawet 3 tygodnie. U nas ten proces skracamy do absolutnego minimum. Aktualny rekord to aktywacja certyfikatu w ramach spotkania, które trwało 28 minut.

Oprócz sprawnego wydawania podpisów kwalifikowanych w zdalnej procedurze dla klientów spoza Polski:

• mamy szeroką wiedzę nt. systemów teleinformatycznych administracji rządowej (wiemy jak podpisać każdy dokument, żeby został zaakceptowany)
• wiemy jak rozwiązywać problemy techniczne z podpisami niespotykane w przypadku klientów z Polski
• przed wydaniem podpisu doradzamy jak uzyskać podpis, tworzymy plan spotkania, dopasowujemy się do naszych klientów – w naszej pracy nie ma przypadków, błędów technicznych, opóźnień. Wszystko co robimy tworzy zgrabny proces, mimo zaangażowania pięciu osób.
• świadczymy profesjonalne wsparcie po wykonaniu usługi przez cały okres ważności certyfikatu. Nasze przepisy i działanie systemów jest ciężkie do zrozumienia dla Polaków, a co dopiero dla osób zza granicy, które zderzają się z naszą biurokracją. Od ręki odpowiadamy na zadane pytania przez naszych klientów.

Nasza usługa skierowana jest przede wszystkim do firm, które muszą uzyskać podpis kwalifikowany do prowadzenia biznesu w Polsce i zależy im na sprawnym przeprowadzeniu procedury. Od naszych stałych klientów słyszymy, że opłacając fakturę kupują sobie święty spokój i gwarancję powodzenia – klient płaci, a my bierzemy na siebie odpowiedzialność za cały proces. Panuje przekonanie, że jesteśmy od przypadków, gdzie konkurencja rozkłada ręce.
Wysoką jakość świadczenia usług osiągnęliśmy poprzez doświadczenie w obsłudze klientów zagranicznych i międzynarodowych korporacji. Nie dostarczamy wyłącznie podpisu, a rozwiązanie problemu, do którego potrzebny jest podpis kwalifikowany. Na życzenie możemy przedstawić referencje wystawione przez znane kancelarie prawne i korporacje.

• Audyt przed uzyskaniem podpisu i sporządzenie planu działania
• Certyfikat kwalifikowany SimplySign na 1, 2 lub 3 lata
• Przygotowanie umowy i potwierdzenie jej zgodności ze stanem faktycznym
• Weryfikacja tożsamości przez zewnętrznego operatora
• Natychmiastowa aktywacja podpisu kwalifikowanego
• Instalacja niezbędnego oprogramowania do podpisu
• Przeszkolenie z obsługi podpisu i wspólne podpisanie wskazanych dokumentów
• Wsparcie posprzedażowe przez cały okres ważności podpisu